Une facture scannée est valable sous conditions

Il est possible d’envoyer à son client une facture par e-mail sous trois conditions :

• qu’il s’agisse d’une facture produite numériquement par le logiciel de facturation ;
• qu’elle soit signée électroniquement ;
• que le client ait accepté ce mode d’envoi.

L’administration fiscale tolère néanmoins, à titre transitoire, que la première condition ne soit pas remplie. Ainsi, il est possible d’imprimer une facture puis de la scanner et de l’envoyer par e-mail. Mais l’entreprise doit néanmoins signer numériquement le document et conserver les deux versions : papier et fichier informatique !!!

Ce mode d’envoi est toléré jusqu’en 2020 pour les très petites entreprises et 2017 pour les plus grandes. Ce mode opératoire est, à notre avis, à exclure car c’est une pure perte de temps.

Nous vous recommandons l’installation gratuite d’une imprimante PDF qui résoudra sans peine votre problème (logiciel PdfCreator). Ainsi au lieu d’imprimer votre facture sur une imprimante classique, vous l’éditez sur une imprimante virtuelle qui vous génère instantanément un fichier PDF. Pour le signer numériquement, vous devez simplement acquérir une signature électronique auprès d’une autorité de certification (certigreffe, chambersign, mediacert…) pour un coût de l’ordre de 80 € tous les 3 ans. Puis vous apposez votre signature au moyen d’un logiciel tel que Acrobat Reader ou Foxit PDF Reader (tous deux gratuits).